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开会的学问有多大
2004年01月07日 02:11:39

钱塘

  提到开会,相信大多数人的第一反应是头疼。职业生涯中,谁没有经历过一些令人昏昏欲睡、或者无故浪费我们时间精力的无聊会议呢?

  根据一家研究机构对美国200名企业老总进行的调查,他们每天的工作时间中,平均15分钟用于打电话,32分钟用于阅读或抄写不必要的备忘录,竟然有72分钟用于会议。

 
无论是老总还是小职员,开会都是不可避免的。交流信息、制定计划、解决问题、制定新决策或探讨某项工作的得失……问题的关键不是开不开会、开多少会,而在于怎样才能召开高效率、办实事的会议?《开会的革命》一书,正是试图解答这一问题。

  谁说话声音高、说得快,谁就有发言权,而说话温和谨慎的人讲话难有人听;有人在会议上主动提出一项建议,却受到猛烈攻击;有的上司有意无意地引导会议支持个人想法,而不是努力得出一个理性的决策……这样的会议,即使开了,也无法集合众人智慧,反而浪费大家的时间,让我们的工作和社会变得低效、丧失活力。

  本书作者,著名国际顾问、群体协作工作法的创立者之一迈克尔?多伊尔,和培训咨询领域的专家大卫?斯特劳斯提出,几乎在所有领域,过去几十年都出现了了不起的进步,喷气式飞机、妇女解放、第三世界崛起,然而在开会的方法方面,在过去的一个世纪里都没什么创新。“我们生活的环境在过去50年变得更加复杂了,在新的环境条件下,开会的方法必须改进。”他们通过研究发现,各种组织的价值观和组织目标可能各异,但开会时所面对的一般问题是类似的。

  在《开会的革命》中,作者介绍了“互动开会法”。他们认为,成功的会议实际上都拥有一些共同特点:具有共同的“内容注意点”和“过程注意点”,有人负责维持一个开放而平衡的会议环境,与会者角色分配明确、责任清楚……

  与此同时,作者从技术层面上提出了不少建议:为什么上司不应自己引导会议;遇到各种麻烦人物如迟到者、心不在焉者、老调重弹者、否定论者要如何应付;设立会议“交通警”,充当会场上的灵活调解人;设立会议记录人,提醒与会者发言别跑题;实现与会者、主持人、记录人之间的良性互动。甚至,还提到如何营造合适的会场氛围,如何设计座位、适宜的温度、光线和噪音等非常具体的细节。

  《开会的革命》在美国已再版25次,目前,该书已被翻译成8种文字,销量达800万册。IBM、通用电气等公司及美国一些政府机构,都已相继引入互动法,并把它作为员工培训的必修课程之一。“对任何类型和任何规模的组织来说,这本完全手册都是不可或缺的。”来自亚马逊网上书店的评论不吝溢美之词,他们认为“互动开会法”能使开会效率提高50%,能够告诉人们如何有效地开会,使会议富有成果。

  当讨论陷入僵局时,不要钻进非赢即输的死胡同,而要积极寻找各方都最能接受的可选方案;当争论不断升级而变得具有破坏性时,要规劝各方把注意力放在解决问题上而不是互相攻讦上;一定要接受并不完善的主意,人们思考问题并不总是无懈可击……这样的语句,并不仅仅适用于如何开一个有效率的会议,对一个人认识问题的角度和行为方式,都不无借鉴。《开会的革命》【美】迈克尔?多伊尔大卫?斯特劳斯著国际文化出版社2004年1月

 

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